CASE MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Posted: 1 April 2011 in PENGETAHUAN
Tags: , , ,

RECRUITING & TRAINING

Permasalahan:

Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang otomotif menghadapi sebuah permasalahan sebagai berikut:

a.         Manajer SDM-nya mengundurkan diri karena pindah bekerja di perusahaan lain yang menurutnya lebih baik;

b.        Perusahaan membutuhkan enam orang tenaga sales baru;

c.         Tenaga Satuan Pengamanan (Satpam) yang ada sebanyak sepuluh orang diharapkan dapat menjadi tenaga “Satpam Plus” yang ramah dan mampu menjadi semacam resepsionis yang baik.

Anda yang selama ini sebagai seorang Supervisor pada Divisi SDM dipromosikan untuk menggantikan posisi Manajer SDM yang mengundurkan diri.

Langkah-langkah apa yang akan Saudara tempuh untuk melakukan training pada enam orang tenaga sales baru yang direkrut tersebut juga kepada sepuluh orang tenaga Satpam yang ada supaya dapat menjadi tenaga “Satpam Plus” tersebut?

Jawaban:

Langkah awal yang harus dilakukan adalah melakukan koordinasi dengan manajer yang lain terutama manajer SDM. Hal ini terkait dengan biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan rekrutmen dan pelatihan sales baru maupun untuk pelatihan untuk “satpam plus”. Pertimbangan lain adalah ketersediaan tenaga pelatih, sehingga dengan dilakukan koordinasi tersebut dapat ditentukan berapa lama pelatihan akan dilakukan dan apakah akan dilakukan secara internal atau dilakukan melalui pihak eksternal.

Langkah berikutnya adalah membagi pelatihan untuk sales dan pelatihan untuk “satpam plus” dalam sebuah kepanitiaan.

Secara teknis, hal-hal yang dapat dilakukan dalam pelatihan tersebut adalah:

A. Pelatihan Sales Promotion Person (SPP)

Materi pelatihan untuk Sales Promotion Person (SPP) dikembangkan sendiri berdasarkan beberapa pemahaman dasar:

1.      Bahwa pekerjaan sebagai SPP adalah pekerjaan yang dianggap sangat sederhana danmerupakan pekerjaan tanpa jalur karier yang jelas. Para pekerjanya sulit melihat masa depandan mendapat kepuasan dari pekerjaan seperti ini kecuali penghasilan yang didapatkan,baik untuk kepentingan diri maupun untuk kepentingan keluarga. Ketiadaan visi yang bermakna tersebut akan mempengaruhi kinerja mereka.

2.      Karena dipandang sebagai pekerjaan yang sederhana, para calon maupun mereka yangsudah menjadi SPP tidak membekali diri atau dibekali dengan pengetahuan yang memadai,yang memampukan mereka membangun karier dan menjalani pekerjaan ini dengan sikapdan perasaan yang positif. Padahal, kepemilikan atas pengetahuan yang memadai akanmembuat mereka mampu membangun karier dan masa depan yang lebih baik melalui profesiini.

3.      Bahwa waktu yang tersedia untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan sederhana di lantaipenjualan adalah kesempatan yang berharga untuk mengembangkan sikap-sikap profesionaldalam bekerja. Karena itu, jika arah dari pengembangan sikap ini bisa dipetakan denganbaik, maka akan berkembang pula sikap-sikap profesional dalam diri para (calon) SPP, yang selanjutnya akan memberikan kontribusi pada kinerja mereka di lantai penjualan dan peluang berkembang di masa yang akan datang.

4.      Bahwa ramuan ketrampilan untuk menjalani profesi ini tidaklah sederhana jika inginmenghasilkan SPP yang bertahan dalam perjuangannya membangun karier dan masa depan. Karena itu, identifikasi atas jenis-jenis ketrampilan yang harus dikuasai oleh seseorang yangakan menjalani profesi ini amat penting.

Maka melalui eksplorasi yang dilakukan melalui studi pustaka, observasi, dan wawancara-wawancara singkat, dirumuskan gambaran materi pelatihan sebagai berikut:

a)      Materi pelatihan akan dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan “A Great Sales Person”, yakni seorang SPP yang mempunyai visi, cerdas, trampil, dan punya sikap profesional (visionary, smart, skilful, and professional in terms of attitude). Ciri-ciri itu sejalan denganempat dimensi yang akan dikembangkan dalam pelatihan ini, yakni dimensi visi, pengetahuan, ketrampilan, dan sikap.

b)      Pada dimensi Visi, yang ingin ditanamkan adalah 5 komponen visi yang dapat membawapara peserta pelatihan menyadari bahwa profesi SPP adalah sebuah profesi yang bernilai.Lima visi tersebut menempatkan SPP sebagai: 1) sumber pendapatan yang bernilai, 2) pemenuhan tanggung jawab sosial, 3) kesempatan mewujudkan kepuasan kerja, 3) kesempatan masuk ke jenjang karir berikutnya, dan 5) kesempatan membangun life skills.

c)      Pada dimensi Pengetahuan, diarahkan untuk memperkaya pengetahuan para calon SPG/B dengan 7 Topik Pengetahuan Umum dan 6 Topik Pengetahuan Khusus. Ketujuh topik pengetahuan umum itu adalah: 1) gambaran industri ritel, 2) gambaran bisnis ritel, 3) gambaran manajemen ritel, 4) customer service, 5) emotional intelligence, 6) salesmanship,dan 7) dasar-dasar product knowledge. Sementara, pengetahuan khusus mencakup: 1) jobdescription, 2) job requirement, 3) teknik-teknik penjualan, 4) teknik-teknik ekspresi diri, 5)teknik-teknik customer service, dan 6) perilaku pelanggan.

d)     Pada dimensi Ketrampilan, perlu dikembangkan 22 jenis ketrampilan khusus, yang merupakan elaborasi dari 7 ketrampilan generik. Ketujuh ketrampilan generik itu adalah: 1) komunikasi,2) interaksi, 3) teamwork, 4) penjualan, 5) administasi, 6) ekspresi diri, dan 7) ketrampilan pembelajaran. Untuk ke 22 jenis ketrampilan khusus tersebut lihat lebih lanjut dalam laporanterpisah mengenai teknis pelatihan.

e)      Sementara pada dimensi Sikap/Perilaku, kami melihat perlu dikembangkan 12 sikap/nilaidasar. Lima di antaranya personal (kerja dengan standar tinggi, pengorganisasian diri, inisiatif,perhatian pada hal hal detail dan kesabaran); dan tujuh di antaranya bersifat inter-personal (assertiveness, leadership, persistence, persuasiveness, flexibility/versatility, team orientation, dan responsiveness).

Materi-materi pelatihan ini tentu masih perlu dijabarkan dalam unit-unit kompetensi, dalam kurikulum dan silabus, dan dilaksanakan dengan dukungan nara sumber dan fasilitator yang kompeten, serta lingkungan pelatihan yang layak.

PROSES-PROSES UTAMA DALAM PELATIHAN

1. Rekrutmen

a.       Pendaftaran calon peserta pelatihan.

b.      Seleksi calon peserta pelatihan.

c.       Pengumuman hasil seleksi calon peserta pelatihan.

2. Verifikasi Kompetensi Peserta

a.       Pengumpulan dokumen-dokumen pendukung (dokumen pelatihan yang pernah diikuti, pengalaman kerja dan pengalaman lain yang relevan dengan unit kompetensi yang akan dilatih).

b.      Pelaksanaan verifikasi dokumen-dokumen pendukung terhadap unit kompetensi yangakan dilatih.

3. Keputusan Verifikasi

a.       Peserta pelatihan yang harus mengikuti PBK seluruh unit kompetensi (X).

b.      Peserta pelatihan yang telah menguasai sebagian unit kompetensi masuk proses RPL (Y).

4. Proses Pengakuan Hasil Belajar/ Recognition of Prior Learning (RPL)

a.       Wawancara/interview peserta pelatihan tentang kompetensi yang telah dikuasai sesuai dokumen pendukung yang ada.

b.      Untuk memastikan kompetensi yang dikuasai peserta pelatihan, bila perlu dibuktikanmelalui metode lain yang sesuai, antara lain tes tertulis, demonstrasi, dsb.

5. Keputusan RPL

a.       Dari hasil RPL, unit kompetensi yang dinyatakan belum memenuhi persyaratan, harus mengikuti proses PBK.

b.      Dari hasil RPL, unit kompetensi yang dinyatakan memenuhi persyaratan, langsung mengikuti asesmen (Z).

6. Pelaksanaan Pelatihan

Proses pelaksanaan pelatihan dimulai dengan :

a.       Menyiapkan program pelatihan sesuai dengan unit kompetensi yang ditetapkan;

b.      Menetapkan instruktur dan mentor;

b.      Menyediakan sarana dan fasilitas pelatihan off the job dan on the job;

c.       Menetapkan metode pelatihan yang dianggap paling tepat untuk bidang kompetensi tertentu;

d.      Memonitor pelaksanaan kegiatan pelatihan off dan on the job yang sedang dilaksanakan.

7. Assesment

a.       Melaksanakan assesment kepada peserta pelatihan sesuai dengan unit kompetensi yang ditentukan.

b.      Assesment dapat diikuti peserta pelatihan hasil dari keputusan RPL dan hasil dari proses pelatihan.

8. Keputusan Penilaian

a.       Peserta pelatihan yang dinyatakan memenuhi seluruh unjuk kerja yang dipersyaratkan, dinyatakan lulus.

b.      Peserta pelatihan yang dinyatakan tidak memenuhi seluruh/ sebagian unjuk kerja yangdipersyaratkan, diharuskan mengikuti proses pelatihan terhadap unjuk kerja yangdinyatakan belum lulus.

9. Sertifikat Pelatihan

a.       Peserta pelatihan yang dinyatakan lulus akan diberikan sertifikat pelatihan.

b.      Sertifikat pelatihan diterbitkan oleh lembaga penyelenggara pelatihan yangbersangkutan.

10. Dokumen

a.       Dokumen peserta pelatihan diarsipkan.

b.      Sertifikat peserta pelatihan teregistrasi di lembaga penyelenggara pelatihan.

11. Uji Kompetensi

a.       Peserta pelatihan yang dinyatakan lulus, direkomendasikan untuk mengikuti uji kompetensi.

b.      Uji kompetensi dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi profesi.

B. Pelatihan Satpam Plus

Langkah-langkah pelatihan satpam plus agar berjalan efektif di antaranya :

1.      Memberikan orientasi bahwa fungsi satpam dewasa ini tidak hanya berfungsi sebagai tenaga pengamanan saja tetapi juga berperan sebagai tenaga pemasaran, sehingga satpam tidak hanya bersikap “garang” tetapi dituntut juga untuk bersikap ramah.

2.      Dengan adanya fungsi tambahan bagi satpam tersebut maka perlu dikenalkan dan dijelaskan kembali job deskripsi satpam yang baru sehingga masing-masing satpam dapat memahami tugasnya yang baru.

3.      Sebagai tenaga pemasaran tambahan, materi pelatihan yang perlu diberikan kepada satpam plus adalah pengenalan akan produk yang dijual perusahaan. Pengenalan produk ini dapat berupa macam-macam produk, fungsi, dan manfaat produk serta proses kerja perusahaan. Satpam juga bertindak sebagai front office dimana pelanggan sebelum masuk ke kantor tentu akan bertemu satpam terlebih dahulu sehingga proses kerja perusahaan juga perlu diketahui oleh satpam karena tidak menutup kemungkinan pelanggamn menanyakan hal-hal yang terkait dengan proses sebelum pembelian maupun proses setelah pembelian.

4.      Materi pelatihan yang berikutnya adalah mengenai perilaku baik itu meliputi gaya bicara maupun gerak tubuh sehingga akan menghasilkan satpam yang tidak hanya berfungsi sebagai tenaga pengamanan saja tetapi juga memiliki keramahan terhadap pelanggan.

5.      Untuk pelaksanaan pelatihan satpam dapat dilakukan dalam kelompok tersendiri dengan instruktur satpam senior (satpam plus) dari perusahaan lain dan dapat juga digabung dengan pelatihan sales pada saat pembahawan materi produk sehingga tenaga satpam kita juga dapat mengetahui produk-produk yang dipasarkan sekaligus merasakan atmosfer sebagai tenaga pemasar.

Advertisements

Comments are closed.